PEC e Kerio® Connect

Sempre più di frequente riceviamo richieste relative alla PEC (Posta Elettronica Certificata) e l’integrazione con Kerio® Connect.

La premessa che va fatta è che la PEC è un’invenzione tutta italiana. Gli altri paesi della comunità europea non hanno o utilizzano un sistema analogo alla PEC.

Per tale ragione le aziende che sviluppano sistemi di posta elettronica, non hanno implementato una funzionalità che consenta di gestire la PEC all’interno dei loro software di gestione della posta elettronica. Microsoft Exchange, così come Kerio® Connect (ma vale anche per altri sistemi di posta) non sono pertanto utilizzabili come sistemi di gestione della PEC.

Alcuni provider Italiani, hanno pertanto sviluppato appositamente delle soluzioni specifiche per rendere i loro server di posta, dei server certificati PEC, cioè che rispondano ai requisiti imposti nel decreto legge e specificati nei documenti resi disponibili da CNIPA (vedi sotto per le specifiche) .

 

Kerio® Connect può essere usato come server PEC?

No, Kerio® Connect non rispetta le specifiche imposta dalla PEC. Se si vuole avere delle caselle di posta PEC è necessario acquistare il servizio da enti autorizzati e certificati.

Posso far gestire al Kerio® Connect, caselle di posta PEC?

NI.

Nello specifico la domanda è di solito formulata in termini simili a questi:

Abbiamo acquistato una casella di posta PEC da un provider XY. Attualmente la casella è configurata a se stante con account secondario sul Microsoft Outlook, utilizzando il protocollo POP3/IMAP.

Vorremo avere un backup di questa posta o comunque vorremmo integrare questa casella con quelle pre esistenti sul Kerio® Connect.

Volendo si potrebbe configurare Kerio® Connect affinchè faccia POP3 download di caselle presenti presso altri provider, facendo in modo che le scarichi all’interno di un account di posta presente sul mail server. Quindi si potrebbe far scaricare a Kerio® Connect le email persenti in una casella PEC.

Ammesso di fare questa configurazione, il problema però è che per l’invio della posta certificata, bisogna avvalersi del server di posta in uscita fornito dal Provieder della PEC, altrimenti la mail che viene generata dal servizio SMTP di Kerio® Connect (o di altri server di posta non PEC), non rispetta gli standard previsti dal decreto.

In pratica potreste avere la posta in arrivo della PEC, scaricata in uno degli account presenti sul vostro server, ma poi non potreste utilizzare quell’account anche per l’invio, in quanto se ad esempio utilizzate Outlook  con il Kerio Outlook Connector, non si può specificare per l’invio della posta un server differente dal vostro…

Detto questo una soluzione ideale per affrontare la questione non esiste.

Faccio un breve elenco delle possibilità:

1- utilizzate come account secondario oltre a quello configurato per Kerio (quindi con Kerio Outlook Connector) in maniera tale che usi solo ed unicamente il server PEC, tramite SMTP/IMAP/POP3. Diventa necessario fare un backup della posta specifica di tale account secondario. Suggerisco il software Ahsay Backup

Con questo software potreste installare un piccolo agente che con la pianifcazione programmata, vi fa il backup dei file pst dell’account verso un server di backup remoto, installato dal cliente o verso un vostro server.

2- Utilizzate solo la webmail. Ma in questo caso non avreste il backup della posta inviata/ricevuta. Considerate che per legge i server PEC devono mantenere una traccia informatica delle operazioni, pe runa durata di 30 mesi. Non è dato sapere se in caso di necessità il provider PEC recupera solo i log o anche le email. E’ necessario richiedere questa info al proprio provider PEC.

3- Configurate un account aggiuntivo sul vostro Kerio® Connect nel quale fate recapitare via POP3 Download tutti i messaggi della casella PEC. Configurate questo account su un outlook, come account secondario, facendo una configurazione IMAP e quindi lasciando la posta sul server. L’invio delle email da parte di questo account dovrebbe essere configurato puntanto al server SMTP del provider PEC. Per avere una copia anche delle email inviate dovreste optare per una delle due soluzioni di seguito indicate:

Soluzione 1: Vi mettete in copia conoscenza nascosta lo stesso vostro account (in questo modo riceverete anche copia delle email inviate, che verranno riscaricate e rimarranno sul server Kerio® Connect)

Soluzione 2: Periodicamente la persona che usa la posta PEC, fa un copia e incolla di tutte le email inviate in una cartella del Kerio® Connect, come ad esempio una cartella Pubblica piuttosto che una sottocartella della posta in arrivo dell’account in questione

Per chi dovesse avere dei suggerimenti in proposito, ogni consiglio è ben accettato!

 

Di seguito riportiamo le informazioni rese pubbliche dall’ente CNIPA che si occupa anche di definire gli standard per i sistemi e le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.

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Dal sito di CNIPA

L’e-mail è ormai lo strumento di comunicazione elettronica più utilizzato per lo scambio di comunicazioni. La posta elettronica o e-mail (acronimo di Electronic Mail) è un mezzo di comunicazione in forma scritta via Internet. Il principale vantaggio dell’e-mail è l’immediatezza.
I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici. “Certificare” l’invio e la ricezione – i due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici – significa fornire al mittente, dal proprio gestore di posta, una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale allegata documentazione. Allo stesso modo, quando il messaggio perviene al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna con precisa indicazione temporale. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, conservata per legge per un periodo di 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.

Il Decreto Ministeriale pubblicato nella G.U. del 15 novembre 2005, n. 266 (PDF) contiene le “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” (Allegato PDF) in cui tutti sono riportati i requisiti tecnico-funzionali che devono essere rispettati dalle piattaforme utilizzate per erogare il servizio. Il Cnipa effettuerà le attività di vigilanza e controllo assegnategli dalla norma e, con un apposito Centro di competenza, supporterà le PA ai fini dell’introduzione della PEC nei procedimenti amministrativi.

http://archivio.cnipa.gov.it/site/_files/Pec-def.pdf

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Roberto Beneduci