Soluzione di Archiviazione per Casella di posta con Kerio® Connect e Outlook Connector

Uno dei problemi che affligge tutti gli amministratori di rete che gestiscono server di posta è sicuramente quello inerente l’archiviazione della posta elettronica.

Kerio® Connect dispone di un suo sistema di Archiviazione integrato, ma purtroppo in alcuni casi non è quello che gli amministratori di sistema si aspettano, in quanto è inerente l’archiviazione/salvataggio di tutto il taffico in ingresso e in uscita dal server.
Sostanzialmente ben altra cosa rispetto a quanto descritto in questo articolo.

Cosa Desiderano Amministratori di sistema e Utenti in merito all’archiviazione?

Tutti vogliono una casella di posta outlook snella e veloce.
Però, la quantità di email accumulata negli anni generalmente richiede una grande quantità di spazio, quindi un database di posta grande (con il connettore Kerio KOFF i file hanno estensione .FDB) e quindi un uso più intenso di memoria ram e accesso al disco ogni volta che si avvia outlook o si fa una ricerca tra le email.

E’ normale quindi ritrovarsi con dei file FDB grandi una decina di GB, occorrenza questa che affatica MS Outlook nelle normali operazioni, in relazione anche alle perfomance del PC (memoria ram e velocità disco).

La soluzione quindi dovrebbe essere quella di riversare parte delle email presenti nella propria casella di posta, in un sistema in grado poi di consentirci di fare le ricerche.
Si proprio le ricerche, perchè questo è l’unico motivo per il quale si desidera conservare le email di diversi anni indietro.
Non si può mai sapere e quindi meglio tenersi lo storico, che può sempre tornare utile!

Sul mercato esistono alcune soluzioni software, solitamente esterne al sistema di posta elettronica, sviluppate appositamente per svolgere il compito di archiviazione email.

Una delle soluzioni utilizzate sia con Kerio® Connect che con MS Exchange è Mailstore.
MailStore è però una soluzione di terze parti che richiede un ambiente a se stante, in quanto adotta come contenitore dei dati un database Microsoft SQL Server.
MailStore ha un costo non indifferente per utente e quindi anche questo fattore si aggiunge al paniere degli elementi da prendere in considerazione per decidere quale soluzione scegliere.

La soluzione che propongo si svolge tutta all’interno di Kerio® Connect e non richiede software di terze parti.

L’idea è riassumibile in breve in pochi punti.
1-Creazione di 1 casella di posta, all’interno del proprio dominio, che chiameremo ad esempio ARCHIVE

2-All’interno della casella Archive, creiamo delle sottocartelle con il nome dei vari account di cui vogliamo archiviare la posta elettronica. Queste cartelle conterranno tutto l’archivio di posta, dei singoli account che andremo ad elaborare.

3-Assegnamo alle singole cartelle di archivio i diritti di accesso solo agli utenti specifici autorizzati

4-Mappatura da MS Outlook della casella ARCHIVE. Automaticamente vedremo solo la cartella di nostra competenza in quanto avremo i diritti solo per quella cartella

5-Utilizzo della funzione Archiviazione di Outlook. Da qui decidiamo con quale criterio vogliamo archiviare la nostra posta. Io per esempio ho archiviato tutte le email di due anni indietro.

6-Una volta che avremo il nostro file di archivio, dovremo solo spostare le cartelle di posta archiviate, quindi ad esempio posta in arrivo, posta inviata etc.. al di sotto della nostra cartella di archiviazione (quindi ad esempio casella Archive\nome casella).

Fin quì l’archiviazione è terminata. E’ un lavoro che non dura molto e va fatto una volta l’anno o ogni quando lo ritenete opportuno.

NOTE
Nel momento in cui abbiamo creato il file PST dall’esportazione di Outlook, siamo andati a prelevare le email dal database del Kerio Outlook Connector. Outlook si sarà sincronizzato con il Kerio® Connect server, quindi quelle email non ci saranno più sul server e nel file FDB locale!
Con il passaggio successivo di copia delle email dal file PST all’interno della nostra cartella di archivio (account Archive\cartella nome utente) andremo invece a copiare nuovamente sul server Kerio® Connect tutte le email archiviate.
L’account Archive si sincronizzerà con il server Kerio® Connect e una volta terminata questa operazione, potrete anche togliere la funzionalità di sincronizzazione per la vostra cartella di archivio. Selezionate vostra cartella specifica dall’account Archive, tasto destro Proprietà, Tab Sincronizzazione Cartelle. Togliere la spunta da Abilita sincronizzazione della Cartella.
Questa operazione la facciamo perché è inutile che il Kerio Outlook Connector perda tempo e consumi risorse a verificare che l’account Archive sia aggiornato con il server e viceversa.
7- L’ultimo passaggio che resta da fare è quello di svuotare la cache del Kerio Outlook Connector.